Dekofis ne işe yarar, nasıl kullanılır?

1Kim ne yapar?

Dekofis'te dört rol vardır. Bir kişi birden çok rolde olabilir; küçük bir işletmede şirket sahibi hem fiş gönderir hem onaylar.

2Hesap açma ve ekibi davet etme

Şirket hesabını açmak

1. Bilgileri girin. app.dekofis.com.tr/kayit adresinde şirket adı, paket (Standart ya da Premium), adınız ve cep telefonunuz. Şirketiniz yoksa şirket adı yerine kendi adınızı yazabilirsiniz.
2. İlk ayın ücretini ödeyin. Kredi ya da banka kartıyla, 3D Secure ile. Kart bilgileriniz Dekofis'te saklanmaz.
3. Numaranızı doğrulayın. Ekranda bir kod çıkar; "WhatsApp'ta aç" düğmesiyle (bilgisayardaysanız QR kodla) bu kodu Dekofis numarasına kendi WhatsApp'ınızdan gönderirsiniz. SMS beklemezsiniz.
4. Şifrenizi belirleyin. Bundan sonra telefon numaranız ve şifrenizle giriş yaparsınız.

Kişileri eklemek

Yönetim → Kişiler ekranında kişinin adını ve cep telefonunu yazıp "Ekle ve davet et"e basarsınız. Dekofis bir etkinleştirme bağlantısı hazırlar; bunu kendi WhatsApp'ınızdan tek dokunuşla, kopyalayarak ya da QR kodla kişiye iletirsiniz. Kişi bağlantıyı açar, numarasını WhatsApp'tan doğrular, şifresini belirler ve fiş göndermeye başlar.

• Bağlantı 48 saat geçerlidir ve tek kullanımlıktır; başkasının eline geçse bile numara sahibi olmadan açılamaz.
• Davet bekleyen ve pasife alınan kişiler kullanıcı sayısına dahil edilmez.
• Premium'da her kişiye bir yönetici atarsınız; onaylar bu yöneticiye gider.

Telefona uygulama gibi eklemek

Dekofis tarayıcıda çalışır; mağazadan indirmeniz gerekmez. Ayarlar → "Uygulama olarak kullan" ile telefonunuzun ana ekranına eklersiniz, simgesine dokununca uygulama gibi açılır ve bildirim alabilir. Yalnızca fiş gönderecek çalışanlar için WhatsApp yeterlidir.

Mali müşaviriniz Dekofis kullanıyorsa hesabınızı büro sizin için de açabilir. Size gelen davetle hesabınızı etkinleştirirken büronun erişimine de onay verirsiniz.

3Fiş gönderme

WhatsApp'tan

Dekofis numarasını rehberinize kaydedin ve fişin fotoğrafını gönderin. Hepsi bu.

• Birden çok fiş: Birkaç fotoğrafı arka arkaya gönderebilir ya da birden çok fişi tek fotoğrafa sığdırabilirsiniz; her fiş ayrı kaydedilir.
• Uzun fiş: Market fişi gibi uzun bir fişi parça parça çekin, fotoğraflarla birlikte "uzun fiş" yazın; parçalar tek fiş olarak okunur.
• PDF fatura: E-arşiv ya da e-fatura PDF'ini dosya olarak gönderin.
• Fotoğraf, JPEG, PNG, WEBP, HEIC ve PDF kabul edilir.

Dekofis son fotoğrafınızdan sonra kısa bir süre (varsayılan 15 saniye) bekler, gelenleri birlikte okur ve size özet gönderir. Bu süreyi Ayarlar'dan ya da WhatsApp'tan "bekleme süresi 60" yazarak değiştirebilirsiniz.

Dekofisçevrimiçi

1.450,00 ₺

258,08 ₺

2 dosya alındı, okunuyor… (Antalya Fuarı)

2 fiş okundu:

• Shell 21.10.2026 — 1.450,00 TL
• Kahve Dünyası 21.10.2026 — 258,08 TL

"Antalya Fuarı" ara toplam: 3.412,58 TL

Uygulamadan

Fişler ekranında kamera düğmesine dokunun; fotoğrafı çekin ya da galeriden seçin. Uzun fişte "Devamını çek" ile parçaları ekleyin. Fotoğraflar yüklenmeden önce küçültülür, mobil veriniz boşa gitmez. Okunan fişler aynı listede belirir.

Gönderdikten sonra

• Okunamayan fiş "okunamadı" olarak kalır; tutarı ve kategoriyi elle girdiğinizde akışına devam eder.
• Yanlış okunan alanı fişin ayrıntısından düzeltirsiniz; kimin neyi değiştirdiği kayıt altında tutulur.
• Mükerrer fiş (aynı vergi no ve fiş no ya da aynı satıcı, tarih ve tutar) şirketin tamamında aranır. Dekofis sorar: "Mükerrer değil" ya da "Fişi sil".
• İki fotoğraf tek fiş olarak birleştirildiyse Dekofis emin olmak için sorar: "Evet, tek fiş" ya da "Hayır, ayrı fişler".
• Kredi kartı slibi ayrı masraf sayılmaz; fişin yanına eklenir, tutar iki kez yazılmaz.

4Dekofis fişten neleri okur?

Masraf tipi nedir?

"Personel yemeği", "Şirket aracı yakıtı", "Müşteri ağırlama" gibi, mali müşavirinizin işletmenize göre tanımladığı gider türleridir. Her tipin bir ana kategorisi ve hesap kodu vardır. Fiş okunurken yapay zekâ uygun tipi seçer; tipin hesap kodu fişe yazılır. Müşaviriniz gerekirse fişte değiştirir. Böylece fiş muhasebeye "hangi hesaba gideceği belli" olarak ulaşır.

Dövizli fişler

Yurt dışı harcamalarında fişin para birimi okunur, fiş tarihinden önceki son TCMB yayım gününün döviz alış kuruyla TL karşılığı hesaplanır. Cumartesi, Pazar ve Pazartesi tarihli fişlerde Cuma kuru kullanılır. Kullanılan kur ve kurun tarihi fişte saklanır, aktarımda yer alır. Bir dosyada farklı para birimleri varsa toplamlar ayrı gösterilir ("1.721,04 TL + 1,62 USD").

5WhatsApp'ta yazabilecekleriniz

Komutları ezberlemenize gerek yok; Dekofis yazdığınızı anlamaya çalışır. En sık kullanılanlar:

6Masraf dosyası ve onay Premium

Standart pakette fişler onaysız, doğrudan kaydedilir. Premium'da fişler bir dosyada toplanır ve yönetici onayından geçer.

Çalışan için: dosya aç, fiş gönder, onaya gönder

1. Dosya açın. "Antalya fuarı için dosya aç" yazın ya da uygulamada Dosyalar → Yeni dosya. Açık dosyanız yokken fiş gönderirseniz Dekofis dosya adını sorar; fişler siz dosya açana kadar bekler.
2. Fişleri gönderin. Her fişten sonra dosyanın güncel ara toplamı yazılır. Birden çok açık dosyanız varsa Dekofis hangisine ekleneceğini sorar.
3. Onaya gönderin. "Onaya gönder" yazın ya da uygulamadan gönderin. Dosya yöneticinize gider; yöneticiniz yoksa ya da hesabını henüz etkinleştirmediyse şirket yöneticisine gider ve bunu size söyler.
4. Sonucu öğrenin. Onay ya da red WhatsApp'tan bildirilir. Reddedilen dosyayı gerekçesine göre düzeltip yeniden gönderirsiniz.

Yönetici için: telefondan onay

Onayınıza bir dosya geldiğinde WhatsApp'tan butonlu bir mesaj alırsınız: kimin gönderdiği, dosya adı, toplam ve fiş sayısı.

• Onayla: tek dokunuşla dosyanın tamamını onaylar.
• Reddet: hazır gerekçelerden birini seçersiniz (belge eksik, tutar hatalı, kişisel harcama, masraf kuralına aykırı, mükerrer fiş) ya da kendiniz yazarsınız. Gerekçe çalışana iletilir.
• Detay: uygulamada dosyayı açar; fişleri görüntüleriyle tek tek inceler, bazılarını onaylayıp bazılarını reddedebilir ya da hepsini toplu onaylarsınız.

Dekofisçevrimiçi

Merhaba, Ayşe Yılmaz onayınıza bir masraf dosyası gönderdi: Antalya Fuarı · 3.412,58 TL · 7 fiş.

OnaylaReddetDetay

Onayla

"Antalya Fuarı" dosyasını onayladınız. Toplam (3.412,58 TL) onay limitinizi (2.500,00 TL) aştığı için dosya Mehmet Kaya onayına gönderildi.

Şirketinize göre ayarlanabilen kurallar

7Analiz ekranı

Nereye, kim tarafından, ne kadar harcandığını tek ekranda görürsünüz. Herkes yetkisi kadarını görür: çalışan kendi harcamalarını, yönetici ekibini, şirket yöneticisi şirketin tamamını.

• Dönem: bu ay, bu yıl ya da istediğiniz tarih aralığı; önceki döneme göre değişim yüzdesi
• Toplam, fiş sayısı ve fiş başına ortalama
• Harcama grupları: yemek, ulaşım, akaryakıt, konaklama, ofis, fatura, temsil-ağırlama paylarıyla
• Aylık eğilim: son 12 ay, kategorilere göre
• Kişi bazında: kim ne kadar harcadı, en çok hangi grupta
• En çok harcanan satıcılar

Bir gruba ya da kişiye dokunduğunuzda tüm ekran ona göre süzülür. Dövizli fişler TL karşılığıyla hesaba katılır.

8Şirket yöneticisinin işleri

Uygulamadaki Yönetim ekranı yalnızca şirket yöneticisine açıktır.

9Mali müşavir paneli

Muhasebe büroları ayrı bir büro hesabı açar (büro kaydı). Büro, müşterilerinin verisine yalnızca müşterinin onay verdiği sürece ulaşır.

Müşterileri bağlamak: üç yol

1. Büro, müşteri adına hesap açar. Firmanın yöneticisine davet gider; yönetici hesabını etkinleştirirken büronun erişimine onay verir.
2. Büro, Dekofis kullanan bir firmadan erişim ister. Firma yöneticisine WhatsApp'tan "Onayla / Reddet" butonlu talep gider.
3. Firma, bürosunu davet eder. Büro daveti kabul eder.

Bir firmanın aynı anda tek bürosu olur. Erişim talebine verilen yanıt numaranın kime ait olduğunu belli etmez; firma adı büroya ancak onaydan sonra görünür.

Panelde neler var?

10Muhasebe programına aktarım

Dekofis muhasebe programınızın yerine geçmez; ona düzgün veri taşır. Aktarım bir ZIP dosyası olarak hazırlanır ve 7 gün indirilebilir kalır.

ZIP'in içinde

• Kayıtlar.xlsx: her fiş bir satır; KDV oran bazında matrah ve KDV, masraf tipi, hesap kodları, kur bilgisi ve fiş görüntüsünün adı. Ayrıca özet ve uyarılar sayfası.
• Programınızın dosyası: seçtiğiniz programın içe aktarma biçiminde yevmiye ya da fatura dosyası (ör. Luca mahsup fişi, Zirve fatura listesi, SAP şablonu).
• Fiş görüntüleri: her biri Kayıt No'suyla adlandırılır. Tek fotoğrafta birden çok fiş varsa her fiş kendi alanından kırpılır.
• OKUBENI.txt: dosyanın programa nasıl içe aktarılacağı adım adım.

• Aynı fiş iki kez aktarılmaz: aktarılan fişler işaretlenir; "yalnızca aktarılmamışlar" seçeneğiyle bir sonraki ay kaldığınız yerden devam edersiniz.
• Eksik hesap kodu, belirsiz KDV oranı ya da döviz uyarı olarak listelenir; dosya yine oluşur.
• Sık kullandığınız ayarları (gruplama, başlangıç numarası, şablon) profil olarak kaydedersiniz.

11Bildirimler

Onay talebi, dosyanın sonucu ve büro erişim talebi gibi önemli olaylar size iki yoldan ulaşır:

• WhatsApp mesajı, butonlarıyla birlikte (son 24 saat içinde Dekofis'e yazdıysanız).
• Telefon bildirimi, Ayarlar → Bildirimler'den açtıysanız. iPhone'da bunun için Dekofis'i ana ekrana eklemeniz gerekir.

Bildirim gelmese bile iş kaybolmaz: onay bekleyen dosyalar uygulamadaki Onay ekranında, sayısıyla birlikte görünür. Dekofis WhatsApp'tan reklam ya da kampanya mesajı göndermez.

12Veri güvenliği

• Her şirketin verisi ayrı: ayrım veritabanı düzeyinde yapılır; bir şirketin kullanıcısı başka şirketin verisini göremez.
• Numara doğrulama: kayıt, davet ve şifre sıfırlamada numara WhatsApp'tan doğrulanır. Giriş telefon numarası ve şifreyle yapılır; arka arkaya 5 hatalı denemede hesap 15 dakika kilitlenir.
• Şifreler geri çözülemez biçimde saklanır. Ayarlar'dan tüm cihazlardaki oturumları tek dokunuşla kapatabilirsiniz.
• Fiş görüntüleri herkese açık değildir; yalnızca yetkili kişiye, kısa süreli bağlantıyla açılır.
• Mali müşavir yalnızca sizin verdiğiniz yetkiyle ve yalnızca muhasebe alanlarında işlem yapar; erişimi istediğiniz an kaldırırsınız.

Ayrıntılar: KVKK Aydınlatma Metni · Gizlilik ve Çerez Politikası · Alt İşleyenler

13Hangi paket ne içerir?

Güncel fiyatlar, ödeme ve faturalandırma kuralları için Paketler bölümüne, tüm özelliklerin satır satır karşılaştırması için karşılaştırma tablosuna bakın.

14Kullanırken sorulanlar