Kullanım Koşulları (Hizmet Sözleşmesi)

Bu koşullar, … ("Dekofis") ile Dekofis hesabı açan şirket, muhasebe bürosu veya kişi ("Müşteri") arasındadır. Kayıt sırasında "okudum, kabul ediyorum" kutusunun işaretlenmesiyle yürürlüğe girer. Müşteri tüketici ise ayrıca Mesafeli Hizmet Sözleşmesi ve Ön Bilgilendirme Formu uygulanır.

1. Hizmet

Dekofis; fiş ve faturaların WhatsApp veya web uygulaması üzerinden gönderilmesini, yapay zekâ ile okunmasını, kaydedilmesini, masraf dosyalarında toplanmasını, yönetici onayından geçmesini, muhasebe programlarına aktarılmasını ve muhasebe bürosunun erişimini sağlayan bir yazılım hizmetidir (SaaS). Paket özellikleri ve fiyatlar dekofis.com.tr'de ilan edilir.

2. Hesap ve kullanıcılar

• Hesabı açan kişi, Müşteri adına hareket etmeye yetkili olduğunu beyan eder.
• Her kullanıcı kendi cep telefonu numarasıyla WhatsApp doğrulaması yapar. Bir numara aynı anda yalnızca bir hesapta etkin olabilir.
• Müşteri, eklediği kullanıcıların bu koşullara uymasından ve şifrelerin gizliliğinden sorumludur. Yetkisiz kullanım fark edildiğinde derhal Dekofis'e bildirilir.
• Standart pakette aktif kullanıcı sayısı fiyat listesinde belirtilen sınırla sınırlıdır.

3. Ücret ve ödeme

Ücretler, ödeme günleri, kullanıcı sayısına göre hesaplama, ödeme süresi ve kullanımın durdurulması Teslimat, İptal ve İade Koşulları sayfasındaki kurallara tabidir. Fiyatlar KDV dahildir. Fiyat değişiklikleri yürürlükten en az 30 gün önce dekofis.com.tr'de ve uygulamada duyurulur; yeni fiyat değişiklikten sonraki ilk fatura gününden itibaren uygulanır.

4. Kullanım kuralları

Müşteri ve kullanıcılar; hizmeti hukuka aykırı amaçlarla (sahte belge, vergi kaybına yol açan işlemler dahil) kullanmamayı, başkalarına ait belgeleri yetkisiz yüklememeyi, sisteme zarar verecek veya aşırı yük oluşturacak girişimlerde bulunmamayı, hizmeti tersine mühendislik veya otomatik araçlarla kopyalamamayı kabul eder.

Müşteri, sisteme özel nitelikli kişisel veri (örneğin; sağlık harcamalarını gösteren eczane veya hastane fişleri, sendika veya dernek üyelik ödemeleri vb.) yüklememekle yükümlüdür. Bu tür verilerin yüklenmesinden doğacak tüm hukuki ve idari sorumluluk Müşteri'ye aittir.

Aykırılık halinde Dekofis hesabı askıya alabilir veya sözleşmeyi feshedebilir.

5. Yapay zekâ ile okuma

Fiş okuma sonuçları yapay zekâ ile üretilir ve hatalı olabilir. Tutar, KDV, tarih, kategori ve belge türü gibi bilgilerin kontrolü, muhasebe kayıtlarının doğruluğu ve vergi beyanları Müşteri'nin ve muhasebecisinin sorumluluğundadır. Dekofis bir muhasebe veya mali müşavirlik hizmeti değildir. Dövizli fişlerin TL karşılığı TCMB'nin yayımladığı döviz alış kuruyla bilgi amaçlı hesaplanır.

6. Veriler

• Müşteri'nin yüklediği belgeler ve veriler Müşteri'ye aittir. Dekofis bu verileri yalnızca hizmeti sunmak için işler; Müşteri adına işlenen veriler için aşağıdaki Veri İşleme Sözleşmesi uygulanır.
• Müşteri, abonelik süresince verilerini uygulamadan Excel ve muhasebe programı dosyaları olarak dilediği zaman dışa aktarabilir.
• Dekofis, hizmeti iyileştirmek için kişisel veri içermeyen, anonimleştirilmiş istatistikler kullanabilir.

7. Hizmet sürekliliği

Dekofis hizmetin kesintisiz çalışması için makul çabayı gösterir; ancak bakım, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarındaki (WhatsApp, yapay zekâ, barındırma) kesintiler ve mücbir sebepler nedeniyle oluşan aksaklıklardan sorumlu tutulamaz. Planlı bakımlar mümkün olduğunca önceden duyurulur.

8. Sorumluluğun sınırı

Dekofis'in bu sözleşmeden doğan toplam sorumluluğu, zararın doğduğu tarihten önceki 12 ay içinde Müşteri'nin ödediği abonelik bedeliyle sınırlıdır. Dolaylı zararlar, kâr kaybı ve veri kaybından doğan zararlar, Dekofis'in kastı veya ağır ihmali olmadıkça kapsam dışındadır. Tüketici sıfatını haiz Müşteriler bakımından bu madde, tüketici mevzuatının emredici hükümlerine aykırı olmayan ölçüde uygulanır.

9. Süre ve fesih

• Sözleşme, kayıtta seçilen döneme göre aylık ya da yıllık abonelik olarak kurulur ve her dönem sonunda aynı süre kadar uzar.
• Müşteri aboneliğini uygulamada Ayarlar → Aboneliğimi sonlandır adımıyla ya da info@dekofis.com.tr adresine yazarak dilediği zaman sonlandırabilir. Hesabın ne zaman kapanacağı ve iade kuralları Teslimat, İptal ve İade Koşulları sayfasındadır (14 günlük cayma süresi dahil).
• Ödeme süresi geçtiğinde kullanım durdurulur; durdurmadan 90 gün sonra ödeme yapılmazsa Dekofis sözleşmeyi feshedebilir.
• Hesap kapandığında Müşteri ve kullanıcıları uygulamaya giriş yapamaz, WhatsApp'tan fiş gönderemez ve verilere uygulamadan ulaşamaz; fesihten sonra ayrıca bir dışa aktarım süresi tanınmaz. Müşteri, verilerini hesap kapanmadan önce dışa aktarmakla yükümlüdür. Kayıtlar silinmez; Müşteri info@dekofis.com.tr adresinden hesabın yeniden açılmasını ya da verilerin silinmesini isteyebilir.

10. Değişiklikler

Dekofis bu koşulları değiştirebilir; esaslı değişiklikler yürürlükten en az 30 gün önce e-posta, WhatsApp veya uygulama içi bildirimle duyurulur. Müşteri kabul etmezse yürürlükten önce aboneliğini sonlandırabilir.

11. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlıklar

Türk hukuku uygulanır. Uyuşmazlıklarda İzmir mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir. Dekofis'in elektronik kayıtları HMK m.193 kapsamında delil sözleşmesi niteliğindedir. Tüketici sıfatını haiz Müşteriler bakımından yasal sınırlar dahilindeki Tüketici Hakem Heyetleri ve Tüketici Mahkemeleri yetkili olup, delil sözleşmesi hükmü tüketici işlemlerinde uygulanmaz.

Veri İşleme Sözleşmesi

Bu ek, Kullanım Koşulları'nın ayrılmaz parçasıdır ve Müşteri'nin (veri sorumlusu) Dekofis'e (veri işleyen) hizmet kapsamında işlettirdiği kişisel verilere uygulanır.

1. Konu ve kapsam

2. Dekofis'in yükümlülükleri

1. Verileri yalnızca Müşteri'nin talimatları doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işler; kendi amacı için kullanmaz.
2. KVKK m.12 kapsamında gerekli teknik ve idari tedbirleri alır: her müşterinin verisinin veritabanı düzeyinde ayrılması, şifrelerin geri çözülemez özetle saklanması, erişimin yetkiyle sınırlandırılması, yönetim paneline iki adımlı doğrulama, şifreli bağlantı (HTTPS), değişiklik ve erişim kayıtları, düzenli yedekleme.
3. Verilere erişen personelini gizlilik yükümlülüğü altına sokar.
4. Alt işleyen olarak dekofis.com.tr/alt-isleyenler adresinde ilan edilen sağlayıcıları kullanır. Güncel alt işleyen listesi bu adreste ilan edilir; yeni bir alt işleyen eklemeden en az 15 gün önce liste güncellenir ve Müşteri bilgilendirilir. Müşteri haklı bir sebeple itiraz ederse aboneliğini sonlandırabilir.
5. Bir veri ihlalini öğrendiğinde Müşteri'ye gecikmeksizin ve en geç 48 saat içinde bildirir; Müşteri'nin Kurul'a 72 saat içinde bildirim yapabilmesi için gerekli bilgiyi sağlar.
6. İlgili kişilerden gelen başvuruları Müşteri'ye iletir ve yanıtlanması için Müşteri'ye makul destek verir.
7. Sözleşme sona erdiğinde verileri Müşteri'nin seçimine göre iade eder (dışa aktarım) veya siler.

3. Müşteri'nin yükümlülükleri

1. Çalışanlarını ve fişlerde adı geçen kişileri KVKK m.10 uyarınca aydınlatır ve gerekli hukuki sebebe sahip olur.
2. Muhasebe bürosuna erişim izni verme ve kaldırma kararını kendisi verir; bu izin Dekofis için verilerin büroyla paylaşılması talimatıdır.
3. Hizmete yalnızca gerekli verileri yükler; özel nitelikli kişisel veri yüklemez (Kullanım Koşulları madde 4).

4. Denetim

Müşteri, Dekofis'in bu ekteki yükümlülüklere uyumunu gösteren bilgi ve belgeleri yazılı olarak talep edebilir; Dekofis makul sürede yanıtlar. Yerinde denetim yılda bir, önceden bildirimle ve masrafı Müşteri'ye ait olmak üzere yapılabilir.

5. Muhasebe büroları

Muhasebe bürosu Dekofis'i müşterilerine hizmet vermek için kullandığında, müşteri verileri bakımından büro kendi müşterisinin talimatıyla hareket eder; büro, müşterileriyle arasındaki KVKK yükümlülüklerinden kendisi sorumludur.

Son güncelleme: 19 Ekim 2026