KVKK Aydınlatma Metni
Veri sorumlusu: … ("Dekofis"), …, info@dekofis.com.tr. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca dekofis.com.tr, app.dekofis.com.tr ve Dekofis WhatsApp hattı üzerinden sunulan hizmet kapsamında hazırlanmıştır.
1. Rollerimiz
- Müşteri şirketlerin verileri: Bir şirket Dekofis'i çalışanlarının masrafları için kullandığında, çalışanlara ve fişlere ait verilerin veri sorumlusu o şirkettir. Dekofis bu verileri şirket adına ve talimatıyla işleyen veri işleyendir (Veri İşleme Sözleşmesi).
- Dekofis'in veri sorumlusu olduğu veriler: Uygulamaya kendi adına kaydolan yöneticiler, muhasebe büroları ve abonelik alan bireysel kullanıcıların verileri; faturalama ve tahsilat kayıtları; iletişim formu ve destek yazışmaları.
2. İşlenen kişisel veriler
| Kategori | Örnek veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad soyad |
| İletişim | Cep telefonu (WhatsApp), e-posta |
| Müşteri işlem | Şirket/büro adı, paket, rol, yönetici ilişkisi, masraf dosyaları, onay/ret kayıtları |
| Fiş ve belge içeriği | Fiş/fatura görüntüsü ve PDF, satıcı, tutar, KDV, tarih, belge no, vergi no; belgede yer alan diğer bilgiler |
| Finans | Fatura bilgileri (unvan, VKN/TCKN, adres), abonelik faturaları, ödeme tutarı ve tarihi |
| İşlem güvenliği | Şifre (geri çözülemez özet olarak), doğrulama kodları, oturum kayıtları, IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi, bildirim aboneliği |
| İletişim içeriği | WhatsApp mesajları ve gönderilen dosyalar, iletişim formu mesajı |
Dekofis özel nitelikli kişisel veri (sağlık, sendika üyeliği vb.) işlemeyi amaçlamaz. Sağlık harcamalarını gösteren eczane veya hastane fişleri, sendika veya dernek üyelik ödemeleri gibi belgelerin sisteme yüklenmemesi gerekir (Kullanım Koşulları madde 4).
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5/2) |
|---|---|
| Hesap açma, numara doğrulama, giriş | Sözleşmenin kurulması ve ifası (c) |
| Fişlerin okunması, kaydedilmesi, dosyalanması, onay süreçleri | Sözleşmenin ifası (c) |
| Muhasebe programına aktarım, muhasebe bürosu erişimi | Sözleşmenin ifası (c); büro erişimi için müşteri şirketin talimatı |
| Abonelik faturalaması, tahsilat, e-arşiv fatura | Kanunlarda öngörülme ve hukuki yükümlülük (a, ç), sözleşmenin ifası (c) |
| Hizmet bildirimleri (onay talebi, ödeme hatırlatması, fatura iletimi, şifre sıfırlama) | Sözleşmenin ifası (c) |
| Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, kayıt tutma | Hukuki yükümlülük (ç), meşru menfaat (f) |
| Talep ve şikayetlerin yanıtlanması | Sözleşmenin ifası (c), meşru menfaat (f) |
| Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) |
Dekofis'in gönderdiği WhatsApp, e-posta ve uygulama bildirimleri hizmet bildirimidir; tanıtım veya kampanya amaçlı ticari elektronik ileti gönderilmez.
4. Toplama yöntemi
Veriler; kayıt ve uygulama ekranlarından, WhatsApp üzerinden gönderilen mesaj ve dosyalardan, yöneticinizin eklemesiyle, muhasebe büronuzun düzeltmeleriyle ve iletişim formundan, elektronik ortamda otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır.
5. Aktarılan kişiler ve yurt dışına aktarım
Hesap, masraf ve belge verileriniz ile fiş ve fatura görüntüleri Türkiye'deki (İstanbul) sunucularda işlenir ve saklanır. Aşağıdaki tabloda konumu Türkiye dışında olan alıcılara yalnızca belirtilen amaç için gerekli veriler aktarılır.
| Alıcı | Amaç | Konum |
|---|---|---|
| Sunucu ve veri merkezi sağlayıcısı (Radore) | Uygulamanın çalıştırılması, verilerin ve belgelerin saklanması | Türkiye (İstanbul) |
| Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı (Google, Gemini API) | Fiş görüntülerinin okunması, WhatsApp mesajlarının anlamlandırılması | ABD ve diğer ülkeler |
| WhatsApp Business Platform (Meta) | Mesajlaşma ve bildirim | AB/ABD |
| Bulut depolama sağlayıcısı (Google Drive) | Yedeklerin sunucudan ayrı bir yerde saklanması; yedekler Türkiye'deki sunucuda şifrelenir, şifre anahtarları yalnızca Dekofis'tedir | ABD ve diğer ülkeler |
| Statik barındırma sağlayıcısı (Render) | Tanıtım sitesi ve uygulama dosyalarının sunulması; yalnızca ziyaretçinin IP adresi ve tarayıcı bilgisi (erişim kayıtları) işlenir, hesap ve masraf verileri işlenmez | ABD ve diğer ülkeler |
| E-posta hizmeti (Natro) | İletişim formu, bildirim ve fatura e-postaları | Türkiye |
| Ödeme kuruluşu (Tami) ve e-arşiv fatura hizmeti | Tahsilat ve fatura | Türkiye |
| Kullanıcının kendi şirketi ve yetki verdiği muhasebe bürosu | Masraf yönetimi ve muhasebe | Türkiye |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Yasal yükümlülükler | Türkiye |
Yurt dışına aktarımlar KVKK m.9 uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca ilan edilen standart sözleşmelerin ilgili sağlayıcılarla imzalanması ve imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurul'a bildirilmesi yoluyla yapılır. Güncel alt işleyen listesi dekofis.com.tr/alt-isleyenler adresinde ilan edilir.
6. Saklama süresi
- Hesap verileri hesap açık olduğu sürece saklanır.
- Fatura, muhasebe ve ticari kayıtlar ilgili mevzuat (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu) uyarınca en az 10 yıl saklanır.
- Güvenlik ve trafik kayıtları (5651 sayılı Kanun) 2 yıl saklanır.
- İletişim formu mesajları 2 yıl saklanır.
Süre dolunca veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Müşteri şirket adına işlenen veriler sözleşme sona erdiğinde şirketin talimatına göre iade edilir veya silinir.
7. Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme; bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesiyle aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
8. Başvuru
Taleplerinizi info@dekofis.com.tr adresine e-postayla, … adresine KEP ile ya da … adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır. Şirketiniz adına işlenen veriler için başvurunuzu öncelikle şirketinize yapmanızı rica ederiz; bize gelen bu tür başvuruları şirketinize iletiriz.
Son güncelleme: 22 Ekim 2026